Otolio（旧スマート書記）

Otolio（オトリオ）は、エピックベース株式会社が開発・運営する「会議音声を活用したAIエージェント」サービスです。もともと2018年に「スマート書記」という名称で提供を開始し、AI技術を活用した議事録自動作成ツールとして累計7,000社以上の企業や自治体に導入されてきました。2025年12月1日に「Otolio」へとリブランドし、議事録作成の自動化だけでなく、会議前の準備から会議後のフォローアップまでを包括的にAIが自動実行する「AIエージェント」へと進化を遂げています。

リブランドの背景には、AI技術の急速な進化があります。従来の「スマート書記」はドキュメント作成の自動化に特化したAI議事録サービスでしたが、生成AIの発展によって会議音声の活用範囲が議事録作成の枠を大きく超えるようになりました。エピックベース株式会社は「会話が資産になる時代へ」というプロダクトビジョンを掲げ、ビジネスにおける音声データをあらゆる業務に活かせるプラットフォームとしてOtolioを位置づけています。新しいロゴにはオオルリ（鳥）がモチーフとして採用され、「情報の海を越えて必要な声を届ける」というコンセプトが込められています。

2026年3月時点で、累計利用社数は8,000社以上、累計利用者数は59,000人以上に達しています。コクヨ、積水化学工業をはじめとする大手企業から自治体まで、幅広い組織で導入実績があり、国内AI議事録市場においてトップクラスのシェアを持つサービスです。

議事録エージェント

Otolioの中核となる機能です。会議の音声を録音・文字起こしし、AIが自動で議事録を作成します。録音はWeb会議ツール（Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、Cisco Webexなど）との連携または端末のマイクから直接行えます。文字起こしは複数言語に対応しており、日本語の認識精度は業界トップクラスです。特許取得済みの独自アルゴリズムにより、過去にOtolioで作成した議事録のテキスト情報をAIが参照することで、用語登録なしでも認識精度が使うほど向上していく仕組みを実現しています。

セールスエージェント

2025年12月のリブランドとともに新たに追加されたAIエージェント機能です。商談の準備からSFA（営業支援システム）の更新、フォローメールの自動作成まで、営業活動に関わる会議前後の業務を自動化します。Salesforceとの連携にも対応しており、商談情報の自動更新が可能です。

高精度文字起こし

Web会議や対面会議の音声を直接録音するか、音声・動画ファイルをアップロードすることで、高精度な自動文字起こしを実行します。最新のAIエンジンが定期的に検証・更新され、常に最高品質の文字起こし精度が維持されます。専門用語や早口のやりとりでも「ほとんど修正不要で読めるレベル」と高い評価を得ています。

話者分離機能

最大20名までの発話者を自動認識し、誰が何を話したかを明確に分類します。発話者数が正確にわからない場合でも、5〜7名のようにおおよその範囲で指定することが可能です。この機能により、複数人が参加する会議でも各発言者の発言を正確に振り分けた議事録が自動生成されます。

AIアシスト機能（要約・要点抽出・ToDo自動抽出）

AIが会議内容を分析し、複数の出力形式で結果を提供します。要約機能では会議全体の概要を自動作成し、要点抽出機能では議題や重要ポイントを自動で整理して箇条書きにまとめます。決定事項やToDoの自動抽出も行い、会議後のタスク管理を大幅に効率化します。Q&A形式での出力にも対応しています。

議事録エディタ

事前の議題入力や会議中のメモ入力が可能な専用エディタを搭載しています。見出し設定、テキスト色の変更、太字設定など、従来の文書編集機能をすべて備えた一画面完結型のUIで、直感的に操作できます。生成された文字起こしテキストとAI出力を一つの画面で編集・確認できるため、作業効率が格段に向上します。

タイムスタンプ機能

会議中のメモと音声が自動で紐づき、議事録の各項目から該当する音声をピンポイントで再生できます。「テキストをクリックすると該当部分の音声が再生される」ため、修正が必要な箇所の音声確認が極めて効率的です。録音を最初から聞き直す手間がなくなり、確認・修正作業の負担が大幅に軽減されます。

用語登録

業界固有の専門用語や社内用語を事前に登録することで、文字起こしの誤変換を防止します。登録した用語はAIの認識辞書に反映され、以後の文字起こし精度が向上します。

フィラー除去機能

「あー」「えー」「えっと」など、意味を持たない言葉（フィラー）を自動でフィルタリングします。文字起こし結果がクリーンになり、議事録としての可読性が大幅に向上します。

ピンポイント音声共有

議事録とともに会議の音声をピンポイントで共有できる機能です。「この部分の発言を確認してほしい」といった場面で、該当箇所の音声を直接共有でき、チーム内のコミュニケーション効率が向上します。

議事録管理機能

権限設定による閲覧・編集範囲のコントロール、利用実績のダウンロード、文字起こし上限設定、フォルダ管理など、組織での運用に必要な管理機能を備えています。

セキュリティ機能

ISO/IEC 27001認証を取得済みで、データはAES256で暗号化されます。IPアドレス制限、多要素認証、監査ログ（オプション）にも対応し、音声データや議事録データは国内（東京リージョン）のデータセンターに保管され、国外へのデータ移転は行われません。AIの学習にユーザーデータが使用されることもなく、セキュリティ要件の厳しい企業や自治体でも安心して利用できます。

対応Web会議ツール

Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、Cisco Webexなど、すべての主要Web会議ツールに対応しています。連携設定なしで参加者全員の音声を1台の端末で録音することが可能です。

モバイルアプリ

iOS・Android両対応のモバイルアプリが提供されており、スマートフォンから会議の録音開始・停止、議事録の閲覧、音声の再生が可能です。対面会議の録音にも活用でき、場所を選ばず利用できます。

外部サービス連携

Salesforce、Google Workspace、Outlook、Garoonとの連携に対応しています。Kintoneとの連携も準備中で、今後さらに連携先が拡大される予定です。

Otolioの料金体系は、「ライセンス料」と「AIパック」の2つの要素で構成されています。

ライセンス料

月額10,000円（税別）からで、利用人数に応じた見積もり制となっています。組織の規模や利用範囲に合わせて最適なプランが提案されます。初期費用は不要です。

AIパック

1か月あたりの文字起こし時間に応じた従量制の料金です。AIアシスト機能（要約、要点抽出、ToDo抽出など）の利用もAIパックに含まれます。文字起こし時間が多い組織ほどボリュームディスカウントが適用される仕組みです。

価格目安

最低でも月額25,000円程度からのスタートとなり、具体的な料金はお客様ごとに最適なプランが案内されます。法人向けサービスのため、個人利用には対応していません。

14日間無料トライアル

法人契約を検討している組織向けに、全機能が利用可能な14日間の無料トライアルが提供されています。トライアル期間中は録音、文字起こし、AIアシスト機能など全機能を試すことができ、専任のカスタマーサクセスチームによるサポートも受けられます。

導入フロー

初回問い合わせ → デモンストレーション・トライアル期間 → 契約・導入サポート、という3ステップで導入が進みます。

Otolioは日本企業であるエピックベース株式会社が開発・運営しており、日本語対応は完全（full）です。

UI・インターフェース

すべてのUI要素、メニュー、設定画面が日本語で提供されています。マニュアルやヘルプドキュメントも日本語で整備されており、英語が苦手なユーザーでもストレスなく利用できます。

文字起こし精度

日本語の文字起こし精度は業界トップクラスです。特許取得済みの独自アルゴリズムにより、過去の議事録データを参照して認識精度が継続的に向上する仕組みを持っています。専門用語や業界固有の言い回しにも、用語登録機能で対応可能です。敬語や丁寧語が混在するビジネス会話でも高い精度を維持します。

AI出力品質

要約、要点抽出、ToDo抽出などのAI出力はすべて日本語で行われ、自然な日本語で出力されます。ビジネス文書として違和感のない品質で、そのまま社内共有に使えるレベルです。

カスタマーサポート

日本語でのチャットサポート、専任カスタマーサクセスチーム、オンライン説明会など、手厚い日本語サポート体制が整っています。

1. 議事録作成時間を最大90%削減する圧倒的な業務効率化

Otolioの最大の強みは、議事録作成にかかる時間を劇的に短縮できることです。コクヨ株式会社の導入事例では、約2時間の会議の議事録作成に約4時間かかっていた作業が、Otolio導入後は約30分にまで短縮されました。1時間の会議であれば、従来1〜3時間かかっていた議事録作成が15〜30分で完了するようになります。この時間削減効果は、会議の多い組織ほど累積的に大きなインパクトをもたらします。

2. 特許取得済みの独自アルゴリズムによる高精度な文字起こし

Otolioは過去に作成した議事録のテキスト情報をAIが参照する特許取得済みの独自アルゴリズムを搭載しています。使えば使うほどAIが組織固有の用語や話し方を学習し、文字起こし精度が向上していきます。用語登録なしでも認識精度が上がっていくため、運用の手間が最小限に抑えられます。ユーザーからも「専門用語や早口のやりとりでもほとんど修正不要」と高い評価を得ています。

3. タイムスタンプによる音声とテキストの完全連動

議事録の各テキストと会議音声がタイムスタンプで自動的に紐づけられ、テキストをクリックするだけで該当箇所の音声を即座に再生できます。修正が必要な箇所の確認や、発言のニュアンスの把握が極めて効率的に行え、「録音を最初から聞き直す手間がなくなった」とユーザーから高い支持を得ています。この機能は営業トレーニングや品質管理にも活用されています。

4. 万全のセキュリティと国内データ保管

ISO/IEC 27001認証取得、AES256暗号化、国内（東京リージョン）データセンターでのデータ保管、AIの学習にユーザーデータを使用しないポリシーなど、エンタープライズ水準のセキュリティを実現しています。IPアドレス制限や多要素認証にも対応しており、セキュリティ要件の厳しい大手企業や自治体でも安心して導入できます。

5. 会議前から会議後までを一気通貫で自動化するAIエージェント

2025年12月のリブランド以降、Otolioは単なる議事録作成ツールから「会議業務全体を自動化するAIエージェント」へと進化しました。議事録エージェントに加え、セールスエージェントが商談準備からSFA更新、フォローメール作成までを自動化します。会議の前・中・後のすべてのフェーズをカバーする包括的なソリューションです。

1. 法人向け限定で、個人利用ができない

Otolioは法人向けサービスに特化しており、個人ユーザーは利用できません。フリーランスや個人事業主が少人数で試したい場合でも、法人契約が必要となります。NottaやCLOVA Noteなど個人利用可能な競合サービスと比較すると、導入のハードルが高い点は否めません。

2. 料金が月額25,000円〜と中小企業には負担が大きい

ライセンス料とAIパックを合わせると、最低でも月額25,000円程度からの利用開始となります。大手企業にとっては妥当な価格帯ですが、少人数のスタートアップや中小企業にとっては費用対効果の検討が必要です。無料プランも用意されておらず、14日間のトライアル後は有料契約が必須となります。

3. 外部ツール連携が限定的

SlackやCRMとの自動連携がないという口コミが見られ、CSV出力を経由した手作業が発生するケースがあります。Salesforce連携は対応済みですが、Kintone連携は準備中の段階です。日常的に多数のSaaSツールを組み合わせて業務を行っている組織にとっては、連携範囲の狭さがネックとなる可能性があります。

• ▸会議が多い大企業・中堅企業の管理部門や経営企画部門: 経営会議、取締役会、部門会議など多くの会議の議事録を効率化したい組織に最適です
• ▸セキュリティ要件が厳しい組織（金融機関、自治体、医療機関など）: ISO 27001認証、国内データ保管、AI学習不使用ポリシーにより、高いセキュリティ基準を満たせます
• ▸営業チーム: セールスエージェント機能により、商談の記録からSFA更新、フォローメール作成まで自動化でき、営業活動の質と効率が向上します
• ▸議事録作成に多くの工数をかけている部署: 議事録作成時間を最大90%削減でき、その時間をより付加価値の高い業務に振り向けられます
• ▸日本語環境で安心して使いたい組織: 完全日本語対応のUI、高品質な日本語文字起こし、日本語カスタマーサポートが充実しています

• ▸個人利用や副業目的のユーザー: 法人向けサービスのため、個人では利用できません。個人向けにはNottaやCLOVA Noteなどの選択肢があります
• ▸月額予算が数千円程度の小規模チーム: 最低月額25,000円程度からの価格設定は、少人数チームには負担が大きい可能性があります
• ▸多数のSaaSツールとの連携を重視する組織: Slack連携やAPI公開がなく、連携範囲が限定的です。高度な連携が必要な場合は他ツールの検討が必要です
• ▸英語・多言語の会議が中心の組織: 日本語に最適化されたサービスのため、英語やその他言語の会議が中心の場合はOtterやFirefliesなどのグローバルツールが適しています
• ▸完全無料で議事録ツールを使いたい人: 無料プランがなく、14日間のトライアル後は有料契約が必須です

始め方3ステップ

1. 公式サイトから無料トライアルに申し込む: Otolioの公式サイト（https://www.smartshoki.com/）にアクセスし、「14日間無料で試してみる」ボタンからトライアルを申し込みます。法人情報の入力が必要です。

2. デモンストレーションを受ける: 申し込み後、専任のカスタマーサクセスチームからデモンストレーションの案内があります。実際の操作方法や活用シーンを確認し、自社の会議運用に合った使い方を相談できます。

3. トライアル期間中に実際の会議で試す: 14日間のトライアル期間中にできるだけ多くの会議でOtolioを使い、文字起こし精度やAIアシスト機能の品質を検証します。特に自社固有の専門用語がどの程度正確に認識されるかを確認しましょう。

活用のコツ

• ▸用語登録を積極的に活用する: 自社固有の専門用語、略語、人名、プロジェクト名などを事前に登録しておくことで、文字起こし精度が大幅に向上します。最初の1〜2週間で頻出する用語を網羅的に登録しておくと、その後の運用が格段にスムーズになります

• ▸議題を事前に入力しておく: 会議前にアジェンダや議題を議事録エディタに入力しておくことで、AIの要点抽出精度が向上し、構造化された議事録が自動生成されます

• ▸静かな環境で録音する: 文字起こし精度は録音環境に大きく依存します。対面会議ではできるだけ静かな会議室を使い、Web会議では参加者にマイク付きヘッドセットの使用を推奨しましょう

• ▸タイムスタンプ機能を修正作業に活用する: 文字起こし結果に誤りがあった場合、テキストをクリックして該当箇所の音声を即座に確認できます。全体を聞き直すのではなく、ピンポイントで確認・修正する運用を習慣化しましょう

• ▸AIの出力形式を使い分ける: 経営会議には「要約」形式、プロジェクト定例には「ToDo抽出」形式、商談には「Q&A」形式など、会議の性質に応じてAI出力形式を使い分けることで、議事録の実用性が大幅に向上します

• ▸フォルダ管理で議事録を整理する: 部署別、プロジェクト別、会議種別でフォルダを分けて管理することで、過去の議事録を素早く検索・参照できるようになります。AIが過去の議事録を参照して認識精度を向上させるため、蓄積量が増えるほど効果が高まります

• ▸権限設定を適切に管理する: 経営会議の議事録は役員のみ閲覧可能にするなど、情報のセキュリティレベルに応じた権限設定を行いましょう。監査ログ機能（オプション）も活用して、誰がいつ議事録にアクセスしたかを記録するのも重要です

Otolio（旧スマート書記）は、日本語環境に最適化されたAI議事録・会議自動化サービスとして、2026年現在も国内市場をリードする存在です。2018年のサービス開始から8年間で8,000社以上に導入された実績は、その品質と信頼性を裏付けています。

最大の強みは、特許取得済みの独自アルゴリズムによる高精度な日本語文字起こしと、使い込むほど精度が向上する学習機能です。タイムスタンプによる音声・テキスト連動、話者分離、フィラー除去など、議事録作成に特化した機能群は非常に実用的で、コクヨの事例に見られる「議事録作成時間90%削減」という成果は多くの企業で再現可能なレベルです。

2025年12月のリブランドで「AIエージェント」へと進化し、議事録作成だけでなく会議前後の業務全体を自動化する方向に舵を切った点も注目に値します。セールスエージェント機能の追加により、営業チームの業務効率化にも直接貢献できるようになりました。

一方で、月額25,000円〜という価格設定は中小企業にはハードルが高く、外部ツール連携の範囲がまだ限定的である点は改善の余地があります。法人専用サービスのため、個人やフリーランスは利用できません。

総合的に見て、Otolioは「会議が多く、セキュリティ要件が厳しい日本の中堅〜大企業」にとって最も信頼できるAI議事録ソリューションです。完全日本語対応、国内データ保管、ISO 27001認証という三拍子が揃っており、競合の海外製ツールでは実現しにくい安心感があります。14日間の無料トライアルが用意されているので、まずは自社の会議で実際に試し、文字起こし精度と業務効率化の効果を体感してみることをおすすめします。